Requisito de edad y autoridad

Para crear una cuenta y utilizar Go Flow Forms, debe tener al menos 18 años.

Las organizaciones deben asegurarse de que los titulares y administradores de las cuentas sean representantes autorizados con capacidad legal para celebrar acuerdos en su nombre.

Aceptación

Al utilizar Go Flow Forms, usted reconoce que:

• Ha leído y comprendido estos Términos.
• Acepta quedar sujeto a ellos.
• Tiene al menos 18 años.
• Tiene autoridad legal para celebrar este acuerdo cuando actúa en representación de una organización.
• Cumple con las leyes y regulaciones aplicables.
• Utilizará Go Flow Forms de manera responsable y legal.

Funciones principales

• Crear formularios dinámicos con lógica condicional y visibilidad de campos basada en reglas.
• Distribuir formularios mediante enlaces compartibles.
• Recopilar respuestas estructuradas mediante diferentes tipos de campos, incluyendo texto, números, fechas, correo electrónico, teléfono, firmas y fotografías.
• Gestionar flujos de trabajo mediante notificaciones automatizadas e integraciones con servicios de terceros.
• Exportar y analizar respuestas en diferentes formatos.
• Controlar el acceso mediante permisos basados en roles y funciones de colaboración.

Características compatibles

• Motor de reglas y lógica condicional.
• Validación de campos y reglas personalizadas.
• Integraciones con AWS, Cognito, servicios de correo electrónico y conexiones con DataMosaix/Cognite.
• Autenticación mediante JWT, Cognito y claves API.
• Exportación de respuestas en formatos como Excel y JSON.

Cambios en el servicio

Las funciones, actualizaciones y mejoras de Go Flow Forms pueden añadirse, modificarse o eliminarse. Los cambios importantes que afecten negativamente la disponibilidad o funcionalidad del servicio serán comunicados con antelación suficiente cuando corresponda.

Disponibilidad

Go Flow Forms se proporciona según disponibilidad. No garantizamos una disponibilidad continua e ininterrumpida, salvo cuando exista un Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) aplicable a un cliente empresarial.

Creación de cuenta

Para utilizar Go Flow Forms, debe crear una cuenta y proporcionar información precisa y actualizada.

• Nombre legal completo o nombre de la organización.
• Dirección de correo electrónico válida.
• Número de teléfono.
• Información de la empresa u organización.
• Información de contacto de la cuenta.

Responsabilidad de la cuenta

Usted es responsable de mantener actualizada la información de su cuenta, mantener la confidencialidad de sus credenciales, claves API y tokens de acceso, y de todas las actividades realizadas mediante su cuenta.

• No debe compartir contraseñas, claves API ni tokens JWT.
• Cuando esté disponible, recomendamos habilitar la autenticación multifactor (MFA).
• Cada usuario debe utilizar su propia cuenta, salvo que se utilicen las funciones autorizadas de administración de usuarios, roles y colaboración.

Acceso no autorizado

Si sospecha que su cuenta ha sido comprometida, deberá:

• Cambiar su contraseña inmediatamente.
• Revisar los registros de actividad disponibles.
• Contactar a security@goflowforms.com.
• Cambiar cualquier credencial de terceros que pudiera estar comprometida.

Uso permitido

Go Flow Forms puede utilizarse para crear, editar, distribuir y administrar formularios con fines legales, recopilar información de conformidad con las leyes aplicables, gestionar respuestas, analizar datos y utilizar integraciones autorizadas mediante nuestras API documentadas.

Cumplimiento

Todo uso debe cumplir con las leyes y regulaciones aplicables, incluyendo las relacionadas con protección de datos, propiedad intelectual, spam y comunicaciones.

Usos prohibidos

• Actividades ilegales, fraudulentas o ilícitas.
• Suplantación de identidad o formularios fraudulentos.
• Recopilar información personal bajo falsas pretensiones o sin la autorización requerida.
• Vulnerar, eludir o desactivar medidas de seguridad o controles de acceso.
• Introducir malware, ransomware, spyware u otro código malicioso.
• Realizar ataques de denegación de servicio o sobrecargar la plataforma.
• Realizar extracción masiva de datos, scraping o abuso de API no autorizado.
• Crear formularios relacionados con actividades ilegales, explotación infantil, terrorismo u otras actividades prohibidas por la ley.
• Infringir derechos de propiedad intelectual, privacidad, publicidad o derechos contractuales de terceros.
• Acosar, amenazar, difamar o abusar de personas u organizaciones.
• Enviar spam o comunicaciones masivas no solicitadas.
• Revender, sublicenciar o comercializar el servicio sin autorización.
• Realizar ingeniería inversa, descompilar o desensamblar la plataforma.
• Superar límites de velocidad o utilizar las API de manera no autorizada.

El incumplimiento puede resultar en la suspensión o cancelación de la cuenta, eliminación de contenido y, cuando corresponda, acciones legales o notificación a las autoridades.

Contenido incluido

• Respuestas y aportaciones de los encuestados.
• Información personal proporcionada por los encuestados.
• Fotografías, firmas y documentos adjuntos.
• Metadatos asociados con las respuestas.

Responsabilidad sobre el contenido

Usted es responsable de:

• El contenido y exactitud de sus formularios.
• Tener derecho legal para recopilar la información solicitada.
• Obtener los consentimientos necesarios.
• Cumplir las leyes de privacidad y protección de datos aplicables.
• Evitar la recopilación de información ilegal o perjudicial.
• Supervisar y gestionar las respuestas recopiladas.

Licencia para operar el servicio

Para proporcionar Go Flow Forms, usted otorga a Totem Software una licencia limitada, no exclusiva, mundial y libre de regalías para almacenar, procesar, transmitir y mostrar sus formularios y respuestas, generar copias de seguridad y mantener la infraestructura necesaria para prestar el servicio.

Esta licencia no permite a Totem Software vender o comercializar sus formularios o respuestas ni utilizar sus datos con fines de marketing sin el consentimiento correspondiente.

Datos que pueden procesarse

• Información de la cuenta.
• Datos de uso.
• Datos técnicos, como direcciones IP, información del dispositivo y registros de acceso.
• Respuestas enviadas mediante formularios.
• Datos relacionados con autenticación, SSO y MFA.

Finalidades del tratamiento

• Proporcionar y mejorar Go Flow Forms.
• Autenticar usuarios y autorizar accesos.
• Enviar comunicaciones de servicio y soporte.
• Cumplir obligaciones legales.
• Prevenir fraude y abuso.

Responsable y encargado del tratamiento

Cuando usted recopila datos personales de terceros mediante Go Flow Forms, usted es responsable del tratamiento de dichos datos y Totem Software actúa como encargado del tratamiento, cuando corresponda.

Totem Software procesará los datos de acuerdo con las instrucciones aplicables, mantendrá su confidencialidad, implementará medidas técnicas y organizativas razonables y colaborará en la gestión de solicitudes e incidentes conforme a la legislación aplicable.

Para clientes empresariales sujetos al RGPD o leyes similares, puede estar disponible un Acuerdo de Procesamiento de Datos (APD) previa solicitud.

• Contar con una base legal adecuada.
• Obtener los consentimientos requeridos.
• Proporcionar los avisos de privacidad correspondientes.
• Cumplir las leyes de protección de datos aplicables.
• Gestionar las solicitudes de los interesados.
• Mantener medidas apropiadas para proteger los datos recopilados.

Datos restringidos

No debe recopilar mediante Go Flow Forms datos especialmente sensibles, incluyendo datos biométricos, genéticos, relacionados con condenas penales, datos de menores o información sanitaria sensible, salvo cuando sea legalmente permitido y se hayan implementado las medidas requeridas.

Límites del plan

Los planes pueden establecer límites relacionados con:

• Número de formularios.
• Número de respuestas.
• Miembros del equipo.
• Almacenamiento.
• Acceso y velocidad de API.
• Soporte.
• Funciones avanzadas.
• Retención de datos.

Si supera los límites del plan, pueden aplicarse cargos adicionales, restricciones temporales o la posibilidad de actualizar a un plan superior.

Cambios de plan y precios

Las actualizaciones de plan pueden aplicarse inmediatamente y estar sujetas a cargos prorrateados.

Las reducciones de plan normalmente entran en vigor al finalizar el período de facturación vigente y pueden implicar pérdida de funciones.

Totem Software puede modificar los precios con un preaviso de 30 días. Los cambios se aplicarán a nuevas suscripciones y renovaciones, salvo que exista un acuerdo diferente.

Cargos

• Mensualmente para planes mensuales.
• Anualmente para planes anuales.
• Al finalizar el período de facturación para planes basados en uso.
• Cuando se superen los límites del plan, cuando corresponda.

Pagos fallidos

• Intentaremos procesarlo nuevamente durante el período establecido.
• Le enviaremos notificaciones por correo electrónico.
• Deberá actualizar su método de pago.
• El servicio podrá suspenderse si el pago continúa pendiente.

Los reintentos automáticos podrán realizarse en los días 3, 5 y 7 posteriores al fallo inicial.

Si el pago permanece pendiente durante 30 días después de la fecha de facturación, la cuenta podrá suspenderse.

Facturación

Las facturas estarán disponibles en el panel de control y podrán enviarse por correo electrónico. Usted es responsable de conservar los registros necesarios para sus obligaciones fiscales.

Cancelación

Puede cancelar su suscripción desde la configuración de su cuenta o contactando a support@goflowforms.com.

La cancelación tendrá efecto después de su confirmación.

Acceso y datos después de la cancelación

Después de cancelar, tendrá acceso para consultar y exportar sus formularios y respuestas durante el período establecido para la eliminación de datos.

Los encuestados no podrán enviar nuevas respuestas una vez finalizado el servicio.

Los datos serán eliminados posteriormente, salvo cuando exista una obligación legal de conservarlos.

Reembolsos

No se ofrecen reembolsos por cargos por exceso de consumo, suspensiones por incumplimiento, mal uso, fraude, actividades prohibidas o problemas causados por errores del usuario o integraciones de terceros.

Los reembolsos aprobados se procesarán normalmente entre 7 y 10 días hábiles al método de pago original.

Los cargos no autorizados deben reportarse a billing@goflowforms.com para su investigación.

Interrupciones

El servicio puede experimentar interrupciones debido a:

• Errores de software.
• Fallos de hardware o infraestructura.
• Fallos de servicios de terceros.
• Ataques o incidentes de seguridad.
• Desastres naturales u otros eventos de fuerza mayor.
• Circunstancias fuera de nuestro control razonable.

Disponibilidad y SLA

Los planes estándar tienen como objetivo un tiempo de actividad del 99 %, sin que esto constituya un SLA garantizado.

Los clientes empresariales pueden disponer de un SLA específico mediante un acuerdo separado.

El estado del servicio y los incidentes pueden comunicarse mediante la página de estado correspondiente.

Medidas de seguridad

• Cifrado TLS 1.2 o superior en tránsito.
• Cifrado de datos confidenciales en reposo.
• Controles de acceso basados en roles.
• Autenticación multifactor cuando esté disponible.
• Cortafuegos y sistemas de detección de intrusiones.
• Auditorías y pruebas de seguridad periódicas.
• Formación del personal.
• Prácticas de desarrollo seguro.
• Herramientas de prevención de pérdida de datos.
• Procedimientos de respuesta ante incidentes.

Incidentes de seguridad

Si detectamos un incidente de seguridad, podremos investigar y contenerlo, evaluar su alcance, notificar a los usuarios afectados cuando corresponda, cooperar con las autoridades cuando sea necesario e implementar medidas correctivas.

Ningún sistema es completamente seguro y no podemos garantizar protección absoluta frente a todos los ataques o vulnerabilidades.

Propiedad intelectual

• Código fuente y software.
• Algoritmos y métodos.
• Nombre y logotipo.
• Diseño e interfaz de usuario.
• Documentación.
• Funciones y funcionalidades.
• Información y análisis derivados de datos de uso agregados y anonimizados.

El usuario conserva la propiedad de sus formularios, respuestas y datos, conforme a la Sección 6.

Licencia de uso

Mientras cumpla estos Términos, Totem Software le concede una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para utilizar Go Flow Forms.

• Crear y gestionar formularios.
• Distribuir formularios.
• Recopilar y analizar respuestas.
• Utilizar funciones de informes y exportación.
• Utilizar API documentadas para integraciones autorizadas.
• Almacenar formularios y respuestas dentro de los límites de la cuenta.

Restricciones

• Vender, alquilar, transferir o sublicenciar el acceso.
• Realizar ingeniería inversa.
• Extraer o copiar el código fuente.
• Eliminar avisos de propiedad intelectual.
• Modificar la plataforma.
• Eludir controles de seguridad o acceso.

Go Flow Forms también puede incluir componentes de código abierto sujetos a sus propias licencias.

Servicios de terceros

• Amazon Web Services (AWS).
• Cognito.
• Servicios de correo electrónico.
• FactoryTalk DataMosaix/Cognite.
• Procesadores de pago.
• Servicios de análisis y monitorización.

Responsabilidad

El uso de estos servicios puede estar sujeto a sus propios términos y condiciones.

Dependiendo de la configuración utilizada, determinados datos pueden transmitirse o almacenarse mediante estos servicios.

Algunas funcionalidades dependen de la disponibilidad de estos proveedores. Totem Software no controla los servicios de terceros y no será responsable por interrupciones causadas exclusivamente por ellos, en la medida permitida por la ley.

Funciones de IA

• Sugerencias para formularios.
• Categorización o análisis de respuestas.
• Detección de anomalías.
• Autocompletado.
• Análisis predictivo.

Procesamiento de información

Cuando se utilizan funciones de IA, determinados datos del formulario, respuestas, metadatos o información relacionada con el uso pueden ser procesados por los servicios correspondientes.

La información enviada a servicios de IA se transmite mediante conexiones seguras y puede estar sujeta a los términos y políticas de privacidad del proveedor correspondiente.

Los proveedores pueden incluir OpenAI, servicios de IA de AWS y modelos personalizados basados en datos agregados.

Cuando esté disponible, los usuarios podrán desactivar las funciones de IA desde la configuración de su cuenta.

Limitaciones de la IA

Los resultados generados por IA pueden contener errores o imprecisiones. Los usuarios deben revisar y verificar los resultados antes de utilizarlos para decisiones o procesos importantes.

Límite de responsabilidad

En la medida permitida por la ley, la responsabilidad total de Totem Software por reclamaciones relacionadas con Go Flow Forms se limita al importe pagado por el usuario durante los 12 meses anteriores a la reclamación.

Si el usuario no pagó ninguna cantidad, la responsabilidad se limita a USD 100.

En ningún caso seremos responsables por daños indirectos, incidentales, especiales, consecuenciales o punitivos, en la medida permitida por la legislación aplicable.

Estas limitaciones no se aplicarán cuando la legislación aplicable no permita excluir o limitar dicha responsabilidad.

Responsabilidad de Totem Software

Totem Software gestionará las reclamaciones que sean directamente atribuibles a defectos de la plataforma, incumplimiento de estos Términos, violaciones de leyes aplicables o infracciones de derechos de propiedad intelectual de terceros causadas por la propia plataforma, según corresponda.

Usted deberá notificar oportunamente cualquier reclamación y cooperar razonablemente en su defensa.

Suspensión

Totem Software podrá suspender una cuenta cuando existan motivos razonables para considerar que:

• Existe fraude o abuso.
• Se ha producido un incumplimiento grave de estos Términos.
• La cuenta representa un riesgo de seguridad.
• La suspensión es necesaria para cumplir una obligación legal.
• Se utilizan funciones para actividades prohibidas.
• Existe un incumplimiento de pago de 30 días.
• Se utiliza el servicio para actividades ilegales, dañinas o abusivas.

Cancelación

Una cuenta también podrá cancelarse cuando la suspensión continúe durante más de 30 días sin resolución, exista incumplimiento reiterado, se realicen actividades ilegales o la cuenta permanezca inactiva durante más de 12 meses.

Efectos

Durante una suspensión, el acceso puede restringirse y los formularios pueden dejar de aceptar nuevas respuestas.

En caso de cancelación, el acceso a la plataforma será revocado y los datos serán tratados de acuerdo con las disposiciones de retención y eliminación establecidas en estos Términos.

Apelación

Si considera que una suspensión o cancelación fue incorrecta, puede contactar a support@goflowforms.com y proporcionar la información y documentación correspondiente para su revisión.

Cambios sustanciales

• Se enviará un aviso con al menos 30 días de antelación cuando corresponda.
• Podrá mostrarse un aviso dentro de la plataforma.
• Podrán comunicarse los cambios principales mediante el sitio web.

Cambios menores

Los cambios menores relacionados con aclaraciones, formato o correcciones podrán entrar en vigor inmediatamente.

Aceptación

El uso continuado de Go Flow Forms después de la entrada en vigor de los cambios constituye aceptación de los Términos modificados.

Si no está de acuerdo con los cambios, deberá cancelar su cuenta antes de su fecha de entrada en vigor.

Las versiones anteriores podrán estar disponibles previa solicitud a legal@goflowforms.com.

Paso 1: Soporte

El usuario deberá contactar a support@goflowforms.com y proporcionar una descripción clara del problema y la información relevante.

El soporte tendrá hasta 5 días hábiles para responder.

Paso 2: Escalamiento

Si el problema no se resuelve, podrá escalarse a legal@goflowforms.com, incluyendo el número de ticket y una explicación del motivo del escalamiento.

La gerencia tendrá hasta 10 días hábiles para responder.

Paso 3: Negociación

Las partes podrán intentar resolver la disputa mediante negociación directa durante un período de hasta 30 días.

Paso 4: Mediación

Si la negociación no tiene éxito, cualquiera de las partes podrá proponer una mediación.

La mediación será no vinculante y, salvo acuerdo diferente, los costos se compartirán por partes iguales.

Paso 5: Procedimiento judicial

Si la disputa no se resuelve mediante los mecanismos anteriores, podrá someterse a los tribunales competentes de San José, Costa Rica, conforme a la legislación aplicable.

Las reclamaciones relacionadas con propiedad intelectual, medidas cautelares de emergencia y otras materias que legalmente no puedan someterse a mediación o arbitraje podrán llevarse directamente ante los tribunales competentes.

Comunicaciones de servicio

Totem Software puede enviar comunicaciones necesarias para proporcionar y administrar el servicio.

• Confirmaciones y recuperación de cuentas.
• Alertas de seguridad.
• Facturas y confirmaciones de pago.
• Recordatorios de suscripción.
• Avisos de mantenimiento.
• Alertas de disponibilidad.
• Comunicaciones relacionadas con soporte.
• Avisos legales y de cumplimiento.

Estas comunicaciones son necesarias para el funcionamiento del servicio y no podrán desactivarse.

Comunicaciones de marketing

Podremos enviar comunicaciones promocionales opcionales, incluyendo novedades, promociones, eventos y contenido relacionado con Go Flow Forms.

Puede cancelar estas comunicaciones mediante el enlace de cancelación incluido en los correos, desde la configuración de su cuenta o contactando a opt-out@goflowforms.com.

Información de contacto

Acuerdo completo

Estos Términos y Condiciones, junto con la Política de Privacidad y los acuerdos adicionales aplicables, constituyen el acuerdo completo entre usted y Totem Software respecto de Go Flow Forms.

En caso de conflicto, los acuerdos empresariales aplicables prevalecerán sobre estos Términos cuando así se establezca expresamente. El Acuerdo de Procesamiento de Datos regirá las materias específicas relacionadas con el tratamiento de datos. El SLA regirá las garantías específicas de disponibilidad para clientes empresariales. En los demás casos, estos Términos regirán la relación entre las partes.

Estos Términos sustituyen cualquier acuerdo, entendimiento o comunicación anterior relacionada con Go Flow Forms.

Divisibilidad

Si alguna disposición de estos Términos se considera inválida, ilegal o inaplicable, dicha disposición se separará o modificará en la medida mínima necesaria, y las demás disposiciones continuarán vigentes.

Renuncia

El hecho de que Totem Software no haga cumplir una disposición no constituye una renuncia a dicha disposición ni a cualquier otra disposición.

Cualquier renuncia deberá constar por escrito y estar autorizada por un representante de Totem Software.

Cesión

Usted no podrá ceder, sublicenciar ni transferir sus derechos u obligaciones bajo estos Términos sin consentimiento previo por escrito.

Totem Software podrá ceder estos Términos a empresas afiliadas, subsidiarias o adquirentes en operaciones de fusión, adquisición o venta de activos, de acuerdo con la legislación aplicable.

Firmas electrónicas

Las firmas electrónicas, incluidas las firmas digitales y la aceptación mediante clic, son vinculantes cuando sean legalmente válidas.

Al seleccionar "Acepto", registrarse o utilizar Go Flow Forms, usted manifiesta su aceptación de estos Términos.